Een lesje in efficiënt werken
Ongeveer één op de drie Nederlanders vindt dat er wel wat efficiënter gewerkt kan worden binnen hun organisatie. Dat becijferde onderzoeksbureau Effectory. 28% is tevreden, de overige 42% van de 300.000 ondervraagden heeft geen mening over dit onderwerp.
Leidinggevenden zijn een stuk milder gestemd. Uit het onderzoek blijkt dat zij beter weten wat de doelen van de organisatie zijn en welke regels gelden. Die informatie sijpelt niet altijd door naar ‘de gewone werknemer’. Daardoor gaat er soms kostbare tijd verloren en dat geeft stress.
Maar hoe doe je dat nu, efficiënt werken? Annemiek Tigchelaar geeft als werkdrukverlager advies over timemanagement. Zij ontwikkelde het wat-wanneer-doen-principe. Hierbij breng je met drie makkelijke stappen in kaart wat je moet doen en in welke volgorde.
Stap 1: Wat
Verzamel al je taken en zet dit in een overzicht. Vergeet vooral die haastige notities in je agenda niet. En hol ook nog even door je mailbox om je geheugen op te frissen over vage beloften die je ooit hebt gedaan.
- Verzamel al je taken
- Noteer ze in een overzichtelijk takensysteem
- Verdeel de taken en durf ook nee te zeggen
Stap 2: Wanneer
Bepaal welke taken je kunt laten schieten en wat prioriteit heeft.
- Weet wat prioriteit heeft voor jou en je organisatie
- Maak bewust een keuze tussen niet doen, nu doen of later doen
- Plan eerst de grote klussen en daarna pas de kleinere
- Plan ruim en houd rekening met verstoringen en onverwachte zaken
Stap 3: Doen
Ga aan de slag. En wees streng voor jezelf.
- Vermijd uitstelgedrag: doe gewoon wat je moet doen.
- Voorkom dat je vaak wordt onderbroken in je werk. Zorg ervoor dat je in rust kunt werken
- Stop op tijd met een taak. Zo houd je tijd over voor andere zaken.
- Doe een ding tegelijk